MS Word

MS Word మైక్రోసాఫ్ట్ తయారుచేసిన వర్డ్ ప్రాసెసర్ (Word Processor) సాఫ్ట్‌వేర్. లెటర్లు, రిపోర్టులు, రెజ్యూమ్‌లు వంటి పత్రాలను (Documents) టైప్ చేయడానికి, ఫార్మాట్ చేయడానికి, ప్రింట్ చేయడానికి వాడతారు. ఇది MS Office ప్యాకేజీలో భాగం.

• ఫైల్ ఎక్స్‌టెన్షన్:
  1. Word 2007 నుండి .docx
  2. అంతకు ముందు వెర్షన్లలో .doc. టెంప్లేట్ ఫైల్ .dotx.
• ఇంటర్‌ఫేస్ ముఖ్య భాగాలు:
  1. టైటిల్ బార్ (Title Bar): పైన ఉంటుంది; ఫైల్ పేరు, కనిష్టీకరణ/గరిష్టీకరణ/మూసివేత బటన్లు ఉంటాయి.
  2. క్విక్ యాక్సెస్ టూల్‌బార్ (Quick Access Toolbar): Save, Undo, Redo వంటి తరచూ వాడే ఆదేశాలు.
  3. రిబ్బన్ (Ribbon): ట్యాబ్‌లు (Home, Insert, Layout...) గా విభజించబడిన ఆదేశాల పట్టి. Word 2007 లో ప్రవేశపెట్టారు.
  4. రూలర్ (Ruler): మార్జిన్లు, ఇండెంట్లు, ట్యాబ్‌లను సెట్ చేయడానికి.
  5. స్టేటస్ బార్ (Status Bar): కింద ఉండి, పేజీ సంఖ్య, పదాల సంఖ్య, జూమ్ చూపిస్తుంది.
  6. స్క్రోల్ బార్: పత్రాన్ని పైకి, కిందికి జరపడానికి.
  7. ఇన్సర్షన్ పాయింట్ (Insertion Point / Cursor): మెరుస్తూ ఉండే నిలువు గీత; టైప్ చేసే స్థానాన్ని చూపుతుంది.
• ఫైల్ ట్యాబ్ (File Tab) / బ్యాక్‌స్టేజ్ వ్యూ: New, Open, Save, Save As, Print, Close వంటి ఆదేశాలు.
• పత్రం ప్రారంభం: Word ఓపెన్ చేయగానే 'Blank Document' ఉంటుంది.
• పత్రం పేరు: మొదటి సారి సేవ్ చేయకపోతే 'Document1' అని చూపుతుంది.

Word రిబ్బన్‌లో అనేక ట్యాబ్‌లు ఉంటాయి. ప్రతి ట్యాబ్‌లో సంబంధిత ఆదేశాలు 'గ్రూపులు' (Groups) గా అమరి ఉంటాయి. ఏ ఆదేశం ఏ ట్యాబ్‌లో ఉంటుందో పరీక్షల్లో అడుగుతారు.

• Home ట్యాబ్: Clipboard (Cut, Copy, Paste, Format Painter), Font, Paragraph, Styles, Editing (Find, Replace, Select).
• Insert ట్యాబ్: Pages (Cover Page, Blank Page, Page Break), Table, Pictures, Shapes, SmartArt, Chart, Hyperlink, Header & Footer, Page Number, Text Box, WordArt, Symbol, Equation.
• Design ట్యాబ్ (Word 2013 నుండి): Themes, Page Background (Watermark, Page Color, Page Borders).
• Layout (Page Layout) ట్యాబ్: Margins, Orientation, Size, Columns, Breaks, Line Numbers, Hyphenation, Indent, Spacing.
• References ట్యాబ్: Table of Contents, Footnote, Endnote, Citations & Bibliography, Captions, Index.
• Mailings ట్యాబ్: Envelopes, Labels, Start Mail Merge.
• Review ట్యాబ్: Spelling & Grammar, Thesaurus, Word Count, Comments, Track Changes, Accept/Reject, Compare, Protect.
• View ట్యాబ్:
  1. Print Layout, Read Mode, Web Layout, Outline, Draft
  2. Ruler, Gridlines, Zoom, Split, Macros.
• కాంటెక్స్ట్ ట్యాబ్‌లు: చిత్రం లేదా టేబుల్‌ను ఎంచుకుంటేనే కనిపించే అదనపు ట్యాబ్‌లు (ఉదా: Table Design, Picture Format).
• గ్రూప్ డైలాగ్ లాంచర్ (Dialog Box Launcher):
  1. గ్రూప్ కుడి-కింది మూలలోని చిన్న బాణం
  2. మరిన్ని ఎంపికల డైలాగ్ బాక్స్ తెరుస్తుంది.

గుర్తుంచుకునే చిట్కా Home = రోజువారీ పనులు; Insert = కొత్తగా చేర్చేవి; Layout = పేజీ ఆకృతి; Review = తప్పులు, కామెంట్లు; View = చూసే విధానం.

టెక్స్ట్‌ను అందంగా, చదవడానికి సులభంగా మార్చే పనిని ఫార్మాటింగ్ (Formatting) అంటారు. ఫార్మాట్ చేసే ముందు టెక్స్ట్‌ను ఎంచుకోవాలి (Select).

• ఫాంట్ ఫార్మాటింగ్ (Font):
  1. బోల్డ్ (Bold) – Ctrl+B; ఇటాలిక్ (Italic) – Ctrl+I; అండర్‌లైన్ (Underline) – Ctrl+U.
  2. ఫాంట్ పేరు, ఫాంట్ సైజు, ఫాంట్ రంగు, హైలైట్ రంగు.
  3. స్ట్రైక్‌త్రూ (Strikethrough), సబ్‌స్క్రిప్ట్ (Subscript – H₂O లో 2), సూపర్‌స్క్రిప్ట్ (Superscript – x² లో 2).
  4. Change Case: Sentence case, lowercase, UPPERCASE, Capitalize Each Word, tOGGLE cASE.
• ఎంపిక చేయడం (Selection) షార్ట్‌కట్లు:
  1. పదం ఎంచుకోవడానికి – డబుల్ క్లిక్.
  2. వాక్యం ఎంచుకోవడానికి – Ctrl + క్లిక్.
  3. పేరా ఎంచుకోవడానికి – ట్రిపుల్ క్లిక్.
  4. మొత్తం పత్రం – Ctrl+A (లేదా ఎడమ మార్జిన్‌లో ట్రిపుల్ క్లిక్).
• పేరా ఫార్మాటింగ్ (Paragraph):
  1. అలైన్‌మెంట్ (Alignment): Left (Ctrl+L), Center (Ctrl+E), Right (Ctrl+R), Justify (Ctrl+J).
  2. లైన్ స్పేసింగ్ (Line Spacing): సింగిల్ (Ctrl+1), 1.5 లైన్ (Ctrl+5), డబుల్ (Ctrl+2).
  3. ఇండెంట్ (Indent): పేరా మొదటి లైన్ లేదా మొత్తం ఎడమ/కుడి మార్జిన్ నుండి లోపలికి జరపడం.
  4. బుల్లెట్లు, నంబరింగ్ (Bullets & Numbering): జాబితాలు రాయడానికి.
• ఫార్మాట్ పెయింటర్ (Format Painter): ఒక టెక్స్ట్ ఫార్మాట్‌ను మరో టెక్స్ట్‌కు కాపీ చేస్తుంది (Home ట్యాబ్). డబుల్ క్లిక్ చేస్తే అనేక చోట్ల వర్తింపజేయవచ్చు.
• స్టైల్స్ (Styles): Normal, Heading 1, Heading 2 వంటి ముందుగా నిర్వచించిన ఫార్మాటింగ్‌లు.
• డ్రాప్ క్యాప్ (Drop Cap): పేరా మొదటి అక్షరాన్ని పెద్దగా చూపడం (Insert ట్యాబ్).

పత్రం ప్రింట్ అయ్యే ఆకృతిని నియంత్రించే సెట్టింగ్‌లు 'పేజీ సెటప్' (Page Setup) లో ఉంటాయి. ఇవి Layout ట్యాబ్‌లో కనిపిస్తాయి.

• మార్జిన్లు (Margins): పేజీ అంచులకు, టెక్స్ట్‌కు మధ్య ఖాళీ – పైన, కింద, ఎడమ, కుడి. సాధారణ ఎంపిక 'Normal' (సుమారు 1 అంగుళం).
• ఓరియెంటేషన్ (Orientation):
  1. పోర్ట్రెయిట్ (Portrait): నిలువు పేజీ (డిఫాల్ట్).
  2. ల్యాండ్‌స్కేప్ (Landscape): అడ్డంగా ఉండే పేజీ.
• సైజ్ (Size): కాగితం పరిమాణం – A4 (భారతదేశంలో సాధారణం), Letter, Legal.
• కాలమ్స్ (Columns): పేజీని వార్తా పత్రికలా నిలువు వరుసలుగా విభజించడం.
• బ్రేక్స్ (Breaks): పేజీ బ్రేక్ (Ctrl+Enter), సెక్షన్ బ్రేక్, కాలమ్ బ్రేక్.
• హెడర్ (Header): ప్రతి పేజీ పైభాగంలో కనిపించే టెక్స్ట్ (ఉదా: పుస్తకం పేరు). ఫుటర్ (Footer): ప్రతి పేజీ కింది భాగంలో (ఉదా: పేజీ సంఖ్య).
• Insert → Header / Footer. వీటిని సవరించడానికి హెడర్/ఫుటర్ భాగంపై డబుల్ క్లిక్ చేయాలి.
• పేజీ నంబర్ (Page Number): Insert → Page Number (పైన/కింద ఎంచుకోవచ్చు).
• వాటర్‌మార్క్ (Watermark): పేజీ నేపథ్యంలో లేత అక్షరాలు ('DRAFT', 'CONFIDENTIAL') – Design ట్యాబ్.
• పేజీ బోర్డర్ (Page Borders): పేజీ చుట్టూ అంచు గీత – Design ట్యాబ్.
• ప్రింట్ ప్రివ్యూ:
  1. File → Print లో ప్రింట్ అయ్యే రూపాన్ని చూడవచ్చు
  2. Ctrl+P.
• PDF గా సేవ్: File → Save As / Export → PDF.

పత్రంలో సమాచారాన్ని వరుసలు, నిలువు వరుసల రూపంలో చూపించడానికి టేబుల్ (Table) వాడతారు. చిత్రాలు, ఆకారాలు వంటి వస్తువులను (Objects) Insert ట్యాబ్ ద్వారా చేర్చవచ్చు.

• టేబుల్ (Table): Insert → Table. అడ్డు వరుసలు (Rows), నిలువు వరుసలు (Columns) కలిసి ఏర్పడే గడులను 'సెల్ (Cell)' అంటారు.
• టేబుల్ చేర్చే విధానాలు: గ్రిడ్ ఎంచుకోవడం, Insert Table డైలాగ్, Draw Table.
• Table Design / Layout ట్యాబ్‌లు: టేబుల్‌ను ఎంచుకుంటే కనిపిస్తాయి.
• Merge Cells:
  1. అనేక గడులను ఒకటిగా కలపడం
  2. Split Cells: ఒక గడిని విభజించడం.
• Insert Rows/Columns, Delete, AutoFit, Sort, Convert to Text వంటి ఎంపికలు.
• టేబుల్‌లో తర్వాతి గడికి వెళ్లడానికి Tab కీ
• చివరి గడిలో Tab నొక్కితే కొత్త వరుస వస్తుంది.
• కొన్ని సాధారణ ఫార్ములాలు (SUM) కూడా వాడవచ్చు (Layout → Formula).
• చిత్రాలు (Pictures):
  1. Insert → Pictures
  2. పరిమాణం మార్చడం, క్రాప్ (Crop), రంగు/ఎఫెక్ట్స్, టెక్స్ట్ వ్రాపింగ్ (Wrap Text).
• షేప్స్ (Shapes): బాణాలు, పెట్టెలు, ఫ్లోచార్ట్ ఆకారాలు.
• SmartArt: ప్రక్రియలు, ఆర్గనైజేషన్ చార్ట్‌లు వంటి గ్రాఫికల్ లిస్టులు.
• చార్ట్ (Chart): సంఖ్యా డేటాను గ్రాఫ్‌గా చూపిస్తుంది.
• హైపర్‌లింక్ (Hyperlink):
  1. వెబ్ చిరునామా/ఫైల్‌కు లింక్
  2. Ctrl+K.
• టెక్స్ట్ బాక్స్, వర్డ్ ఆర్ట్ (WordArt): అలంకారప్రాయ టెక్స్ట్ కోసం.
• సింబల్స్ (Symbols): ©, ®, ™ వంటి ప్రత్యేక చిహ్నాలు (Insert → Symbol).

పత్రాన్ని తప్పులు లేకుండా తయారు చేయడానికి, ఒకే లెటర్‌ను అనేక మందికి వేర్వేరు పేర్లతో పంపడానికి Word లో ప్రత్యేక సౌకర్యాలు ఉన్నాయి.

• స్పెల్లింగ్ & గ్రామర్ చెక్ (Spelling & Grammar):
  1. F7 కీ లేదా Review ట్యాబ్. తప్పు స్పెల్లింగ్ కింద ఎరుపు ఉంగరాల గీత
  2. గ్రామర్ తప్పుకు నీలం గీత వస్తుంది.
• థెసారస్ (Thesaurus): పర్యాయ పదాలు చూపిస్తుంది (Shift+F7).
• వర్డ్ కౌంట్ (Word Count):
  1. పదాలు, అక్షరాలు, పేరాల సంఖ్య
  2. స్టేటస్ బార్‌లో కూడా కనిపిస్తుంది.
• ట్రాక్ చేంజెస్ (Track Changes):
  1. ఎవరు ఏ మార్పులు చేశారో నమోదు చేస్తుంది
  2. Accept/Reject చేయవచ్చు. కామెంట్లు (Comments) కూడా Review ట్యాబ్‌లో.
• Find (Ctrl+F):
  1. పదాన్ని వెతకడం
  2. Replace (Ctrl+H): ఒక పదాన్ని మరో పదంతో మార్చడం
  3. Go To (Ctrl+G): నిర్దిష్ట పేజీ/వరుసకు వెళ్లడం.
• ఆటో కరెక్ట్ (AutoCorrect): సాధారణ తప్పులను (teh → the) ఆటోమేటిక్‌గా సరి చేస్తుంది.
• ఆటో సేవ్ / రికవరీ: ఊహించని విధంగా Word మూతపడితే పత్రాన్ని తిరిగి పొందే సౌకర్యం.
• మెయిల్ మెర్జ్ (Mail Merge): ఒకే నమూనా లెటర్‌ను అనేక మందికి వారి పేర్లు, చిరునామాలతో వ్యక్తిగతీకరించి తయారు చేయడం.
• ఇందులో రెండు ఫైళ్లు ఉంటాయి:
  1. మెయిన్ డాక్యుమెంట్ (Main Document) – లెటర్ నమూనా
  2. డేటా సోర్స్ (Data Source) – పేర్లు, చిరునామాల జాబితా (Excel, Access వంటివి).
• మెయిన్ డాక్యుమెంట్‌లో మెర్జ్ ఫీల్డ్స్ (Merge Fields) ఉంచి, చివరగా 'Finish & Merge' చేస్తారు.
• ఇది Mailings ట్యాబ్‌లో ఉంటుంది.
• డాక్యుమెంట్ ప్రొటెక్షన్: పాస్‌వర్డ్‌తో పత్రాన్ని రక్షించవచ్చు (File → Info → Protect Document).
• Undo (Ctrl+Z), Redo (Ctrl+Y).

షార్ట్‌కట్ కీలు పని వేగాన్ని పెంచుతాయి. పోటీ పరీక్షల్లో 'ఈ పనికి ఏ షార్ట్‌కట్?' అనే ప్రశ్నలు తరచూ వస్తాయి. ఇవి Ctrl, Shift, Alt కీలతో కలిపి వాడతారు.

• ఫైల్ ఆదేశాలు:
  1. Ctrl+N – కొత్త పత్రం; Ctrl+O – తెరవడం; Ctrl+S – సేవ్; F12 – Save As; Ctrl+P – ప్రింట్; Ctrl+W – పత్రం మూయడం; Alt+F4 – అప్లికేషన్ మూయడం.
• ఎడిటింగ్:
  1. Ctrl+C – కాపీ; Ctrl+X – కట్; Ctrl+V – పేస్ట్; Ctrl+Z – అన్‌డు; Ctrl+Y – రీడు (లేదా F4 చివరి పనిని పునరావృతం); Ctrl+A – అన్నీ ఎంచుకోవడం.
  2. Ctrl+F – ఫైండ్; Ctrl+H – రీప్లేస్; Ctrl+G – గో టు.
• ఫార్మాటింగ్:
  1. Ctrl+B – బోల్డ్; Ctrl+I – ఇటాలిక్; Ctrl+U – అండర్‌లైన్.
  2. Ctrl+E – సెంటర్; Ctrl+L – లెఫ్ట్; Ctrl+R – రైట్; Ctrl+J – జస్టిఫై.
  3. Ctrl+1 – సింగిల్ స్పేస్; Ctrl+2 – డబుల్ స్పేస్; Ctrl+5 – 1.5 స్పేస్.
  4. Ctrl+Shift+> – ఫాంట్ సైజ్ పెంచడం; Ctrl+Shift+< – తగ్గించడం.
  5. Ctrl+= – సబ్‌స్క్రిప్ట్; Ctrl+Shift+= – సూపర్‌స్క్రిప్ట్.
  6. Shift+F3 – అక్షరాల కేస్ మార్చడం (పెద్ద/చిన్న).
  7. Ctrl+D – ఫాంట్ డైలాగ్ బాక్స్.
• నావిగేషన్:
  1. Ctrl+Home – పత్రం ప్రారంభానికి; Ctrl+End – పత్రం చివరికి.
  2. Home – లైన్ ప్రారంభం; End – లైన్ చివర.
  3. Ctrl+Enter – పేజీ బ్రేక్.
• ఇతర:
  1. F7 – స్పెల్ చెక్
  2. Ctrl+K – హైపర్‌లింక్
  3. F1 – సహాయం (Help).

గుర్తుంచుకునే చిట్కా షార్ట్‌కట్ అక్షరాలు పేరులోని మొదటి అక్షరం: Bold = B, Italic = I, Underline = U, Copy = C, Print = P, Save = S, Find = F, New = N, Open = O. మినహాయింపులు: Center = E, Justify = J, Paste = V, Cut = X.