MS Excel

MS Excel అనేది మైక్రోసాఫ్ట్ తయారుచేసిన స్ప్రెడ్‌షీట్ (Spreadsheet) సాఫ్ట్‌వేర్. లెక్కలు, పట్టికలు, ఖాతాలు, మార్కుల జాబితాలు, గ్రాఫ్‌లు తయారు చేయడానికి వాడతారు. ఇది MS Office ప్యాకేజీలో భాగం.

• ఫైల్ ఎక్స్‌టెన్షన్:
  1. Excel 2007 నుండి .xlsx
  2. పాత వెర్షన్లలో .xls. మాక్రోలు ఉంటే .xlsm
  3. టెంప్లేట్ .xltx
  4. CSV ఫైల్ .csv.
• వర్క్‌బుక్ (Workbook): Excel ఫైల్ మొత్తాన్ని వర్క్‌బుక్ అంటారు. ఇందులో ఒకటి లేదా అనేక వర్క్‌షీట్లు ఉంటాయి.
• వర్క్‌షీట్ (Worksheet): వరుసలు, నిలువు వరుసలతో ఉన్న ఒక్కో షీట్ (ట్యాబ్). షీట్ల పేర్లు కింద కనిపిస్తాయి (Sheet1, Sheet2...).
• వరుసలు (Rows):
  1. అడ్డంగా ఉండేవి
  2. సంఖ్యలతో (1, 2, 3...) సూచిస్తారు.
• నిలువు వరుసలు (Columns):
  1. నిలువుగా ఉండేవి
  2. అక్షరాలతో (A, B, C...) సూచిస్తారు.
• సెల్ (Cell): వరుస, నిలువు వరుస కలిసే గడి. దాని చిరునామాను 'సెల్ అడ్రస్' అంటారు – ఉదా: B3 (B నిలువు వరుస, 3వ వరుస). ఎంచుకున్న సెల్‌ను 'యాక్టివ్ సెల్ (Active Cell)' అంటారు.
• సెల్ రేంజ్ (Range): అనేక సెల్‌ల సమూహం – ఉదా: A1:B5 (A1 నుండి B5 వరకు).
• పరిమాణం (Excel 2007 మరియు తర్వాతి వెర్షన్లు): 1,048,576 వరుసలు, 16,384 నిలువు వరుసలు (చివరి నిలువు వరుస XFD). పాత .xls ఫార్మాట్‌లో 65,536 వరుసలు, 256 నిలువు వరుసలు (చివరిది IV).
• ఇంటర్‌ఫేస్ భాగాలు:
  1. నేమ్ బాక్స్ (Name Box) – ఎంచుకున్న సెల్ చిరునామా చూపుతుంది
  2. ఫార్ములా బార్ (Formula Bar) – సెల్ లోని కంటెంట్/ఫార్ములా చూపుతుంది
  3. రిబ్బన్
  4. స్టేటస్ బార్.
• ఫిల్ హ్యాండిల్ (Fill Handle):
  1. ఎంచుకున్న సెల్ కుడి-కింది మూలలో ఉండే చిన్న చతురస్రం
  2. లాగితే సిరీస్ (1, 2, 3...) లేదా ఫార్ములాను కాపీ చేస్తుంది.
• డేటా అమరిక:
  1. టెక్స్ట్ డిఫాల్ట్‌గా ఎడమ వైపు
  2. సంఖ్యలు, తేదీలు కుడివైపు అమరతాయి.

Excel లో లెక్కలు చేయాలంటే ఫార్ములా (Formula) రాయాలి. ప్రతి ఫార్ములా '=' గుర్తుతో ప్రారంభం కావాలి. ఫార్ములాల్లో సెల్ చిరునామాలు వాడితే, సెల్ విలువ మారినప్పుడు ఫలితం ఆటోమేటిక్‌గా మారుతుంది.

• ఫార్ములా ప్రారంభం: ఎల్లప్పుడూ '=' తో (ఉదా: =A1+B1). '=' లేకుండా రాస్తే Excel దాన్ని సాధారణ టెక్స్ట్‌గా భావిస్తుంది.
• ఆపరేటర్లు:
  1. కూడిక +, తీసివేత −, గుణకారం *, భాగహారం /, ఘాతం ^ (ఉదా: 2^3 = 8), శాతం %.
  2. పోలిక ఆపరేటర్లు: =, >, <, >=, <=, <>.
  3. టెక్స్ట్ జోడించే ఆపరేటర్: & (ఉదా: =A1&B1).
• ఆపరేటర్ల ప్రాధాన్యం (Order): బ్రాకెట్లు () → ఘాతం ^ → గుణకారం/భాగహారం → కూడిక/తీసివేత. ఉదా: =2+3*4 = 14 (20 కాదు).
• సెల్ రెఫరెన్స్ రకాలు:
  1. సాపేక్ష (Relative) – A1: ఫార్ములాను కాపీ చేసినప్పుడు సెల్ చిరునామా ఆటోమేటిక్‌గా మారుతుంది. (C1 లోని =A1+B1 ను C2 కు కాపీ చేస్తే =A2+B2 అవుతుంది.)
  2. పరమ (Absolute) – $A$1: కాపీ చేసినా చిరునామా మారదు. F4 నొక్కితే $ గుర్తులు వస్తాయి.
  3. మిశ్రమ (Mixed) – $A1 లేదా A$1: నిలువు వరుస లేదా వరుసలో ఒకటి మాత్రమే స్థిరం.
• F4 కీ: సెల్ రెఫరెన్స్ రకాలను మార్చడానికి (A1 → $A$1 → A$1 → $A1).
• వేరే షీట్ నుండి రెఫరెన్స్: =Sheet2!A1.
• ఫార్ములా కాపీ: ఫిల్ హ్యాండిల్‌ను కిందికి లాగి అన్ని వరుసలకు వర్తింపజేయవచ్చు.
• ఎర్రర్ చూపే సందర్భం: ఫార్ములా తప్పుగా ఉంటే #DIV/0!, #NAME? వంటి ఎర్రర్లు వస్తాయి.

ఫంక్షన్ అంటే Excel లో ముందుగా నిర్వచించిన ఫార్ములా. ఫంక్షన్ పేరు, తర్వాత బ్రాకెట్లలో ఆర్గ్యుమెంట్లు ఉంటాయి. ఉదా: =SUM(A1:A5). Formulas ట్యాబ్‌లో ఫంక్షన్ లైబ్రరీ ఉంటుంది.

• SUM: సంఖ్యల మొత్తం. ఉదా: =SUM(A1:A5) → A1 నుండి A5 వరకు కూడిక. షార్ట్‌కట్: Alt+= (AutoSum).
• AVERAGE: సగటు. =AVERAGE(A1:A5).
• MAX:
  1. గరిష్ఠ విలువ
  2. MIN: కనిష్ఠ విలువ. ఉదా: =MAX(B2:B10).
• COUNT: సంఖ్యలు ఉన్న సెల్‌ల సంఖ్య మాత్రమే లెక్కిస్తుంది (టెక్స్ట్ లెక్కించదు).
• COUNTA: ఖాళీ కాని అన్ని సెల్‌ల సంఖ్య (టెక్స్ట్ సహా).
• COUNTBLANK: ఖాళీ సెల్‌ల సంఖ్య.
• ROUND: అంకెలను నిర్దిష్ట దశాంశ స్థానాలకు రౌండ్ చేస్తుంది. =ROUND(3.14159, 2) → 3.14.
• PRODUCT:
  1. గుణకారం
  2. POWER: ఘాతం
  3. SQRT: వర్గమూలం
  4. ABS: పరమ విలువ
  5. MOD: శేషం (=MOD(10,3) → 1).
• టెక్స్ట్ ఫంక్షన్లు: LEN (అక్షరాల సంఖ్య), UPPER, LOWER, PROPER (ప్రతి పదం మొదటి అక్షరం పెద్దది), LEFT, RIGHT, MID, CONCATENATE (టెక్స్ట్ కలపడం), TRIM (అదనపు ఖాళీలు తొలగించడం).
• తేదీ ఫంక్షన్లు:
  1. TODAY() – నేటి తేదీ
  2. NOW() – తేదీ + సమయం
  3. DAY, MONTH, YEAR.
• రేంజ్ ఇచ్చే విధానం:
  1. కోలన్ (:) తో – A1:A5
  2. కామా (,) తో వేర్వేరు సెల్‌లు – =SUM(A1,A3,A5).

కొన్ని షరతుల ఆధారంగా ఫలితాన్ని ఇచ్చే లేదా పట్టికలో విలువను వెతికే ఫంక్షన్లు పరీక్షల్లో తరచూ వస్తాయి. ఇక్కడ సింటాక్స్‌పై పట్టు ఉండాలి.

• IF ఫంక్షన్: షరతు నిజమైతే ఒక ఫలితం, లేకపోతే మరొకటి.
• సింటాక్స్: =IF(షరతు, నిజమైతే ఫలితం, తప్పైతే ఫలితం)
• ఉదా: =IF(B2>=35,"Pass","Fail") → B2 లో మార్కులు 35 లేదా అంతకంటే ఎక్కువైతే Pass, లేకపోతే Fail.
• టెక్స్ట్ ఫలితాలను డబుల్ కోట్స్ " " లో రాయాలి.
• నెస్టెడ్ IF: ఒక IF లో మరో IF వాడటం (గ్రేడ్‌లు నిర్ణయించడానికి).
• AND, OR, NOT: అనేక షరతులు కలపడానికి. =IF(AND(B2>=35,C2>=35),"Pass","Fail").
• COUNTIF: షరతు తీరే సెల్‌ల సంఖ్య. =COUNTIF(B2:B10,">50") → 50 కంటే ఎక్కువ ఉన్న సెల్‌లు.
• SUMIF: షరతు తీరే సెల్‌ల మొత్తం. =SUMIF(A2:A10,"Hyd",B2:B10) → A లో 'Hyd' ఉన్న చోట B విలువల కూడిక.
• VLOOKUP (Vertical Lookup): పట్టికలో మొదటి నిలువు వరుసలో విలువ వెతికి, అదే వరుసలోని మరో నిలువు వరుస నుండి ఫలితం ఇస్తుంది.
• సింటాక్స్: =VLOOKUP(వెతికే విలువ, పట్టిక పరిధి, నిలువు వరుస సంఖ్య, ఖచ్చితమైన/సుమారు)
• చివరి ఆర్గ్యుమెంట్:
  1. FALSE (లేదా 0) = ఖచ్చితమైన సరిపోలిక
  2. TRUE (లేదా 1) = సుమారు సరిపోలిక.
• వెతికే విలువ పట్టిక మొదటి నిలువు వరుసలో ఉండాలి.
• HLOOKUP (Horizontal Lookup): ఇదే పని, కానీ మొదటి వరుసలో వెతికి, క్రింది వరుసల నుండి ఫలితం ఇస్తుంది.
• ఇతర:
  1. IFERROR – ఎర్రర్ వస్తే ప్రత్యామ్నాయ విలువ చూపుతుంది
  2. XLOOKUP – కొత్త వెర్షన్లలోని లుక్అప్ ఫంక్షన్.

సంఖ్యా డేటాను చిత్రాల రూపంలో చూపించడానికి, క్రమబద్ధీకరించడానికి, సారాంశం తయారు చేయడానికి Excel లో అనేక సౌకర్యాలు ఉన్నాయి.

• చార్టులు (Charts): Insert ట్యాబ్ → Charts. డేటాను ఎంచుకొని చార్ట్ చేర్చాలి. షార్ట్‌కట్: F11 (కొత్త షీట్‌లో చార్ట్), Alt+F1 (అదే షీట్‌లో).
• కాలమ్ / బార్ చార్ట్: వర్గాల మధ్య పోలిక.
• లైన్ చార్ట్: కాలక్రమంలో మార్పులు (ట్రెండ్).
• పై చార్ట్ (Pie): మొత్తంలో భాగాల శాతం (ఒకే డేటా సిరీస్).
• స్కాటర్ (Scatter), ఏరియా, రాడార్ చార్టులు కూడా ఉన్నాయి.
• చార్ట్‌లో X-అక్షం (వర్గాలు), Y-అక్షం (విలువలు), లెజెండ్ (Legend), టైటిల్ ఉంటాయి.
• సార్ట్ (Sort): డేటాను ఆరోహణ (A→Z, చిన్న→పెద్ద) లేదా అవరోహణ (Z→A, పెద్ద→చిన్న) క్రమంలో అమర్చడం. Data ట్యాబ్.
• ఫిల్టర్ (Filter): షరతు తీరే వరుసలను మాత్రమే చూపించి, మిగతావి దాచడం (Ctrl+Shift+L). డేటా తొలగించబడదు, కేవలం దాగి ఉంటుంది.
• కండిషనల్ ఫార్మాటింగ్ (Conditional Formatting): షరతు ఆధారంగా సెల్‌కు రంగులు, ఐకాన్లు వర్తింపజేయడం (ఉదా: 35 కంటే తక్కువ మార్కులు ఎరుపు రంగులో).
• పివట్ టేబుల్ (Pivot Table): పెద్ద డేటాను సంగ్రహించి, వేర్వేరు కోణాల్లో విశ్లేషించే శక్తివంతమైన సాధనం (Insert → PivotTable). ఇది అసలు డేటాను మార్చదు.
• ఫ్రీజ్ పేన్స్ (Freeze Panes): స్క్రోల్ చేసినా పై వరుసలు/ఎడమ నిలువు వరుసలు కనిపిస్తూ ఉండేలా చేస్తుంది (View ట్యాబ్).
• డేటా వాలిడేషన్ (Data Validation): సెల్‌లో ఇవ్వగలిగే విలువలను పరిమితం చేస్తుంది (ఉదా: డ్రాప్‌డౌన్ జాబితా).
• మెర్జ్ & సెంటర్ (Merge & Center): అనేక సెల్‌లను కలిపి టెక్స్ట్‌ను మధ్యలో ఉంచుతుంది (Home ట్యాబ్).

ఫార్ములాలో తప్పు ఉంటే Excel కొన్ని ప్రత్యేక ఎర్రర్ సందేశాలు చూపిస్తుంది. వాటి అర్థాలు తెలుసుకోవడం పరీక్షలకు ముఖ్యం.

• ఎర్రర్ విలువలు:
  1. #DIV/0!: సున్నాతో భాగించినప్పుడు.
  2. #NAME?: ఫంక్షన్ లేదా పేరు తప్పుగా రాసినప్పుడు (ఉదా: =SUMM(A1:A3)).
  3. #VALUE!: తప్పు రకం విలువ వాడినప్పుడు (సంఖ్య కావలసిన చోట టెక్స్ట్).
  4. #REF!: ఫార్ములాలో వాడిన సెల్ తొలగించబడినప్పుడు (చెల్లని రెఫరెన్స్).
  5. #N/A: విలువ దొరకనప్పుడు (VLOOKUP లో సాధారణం).
  6. #NUM!: సంఖ్యలో సమస్య ఉన్నప్పుడు (చెల్లని సంఖ్యా విలువ).
  7. #NULL!: తప్పు రేంజ్ ఆపరేటర్ వాడినప్పుడు.
  8. #####: నిలువు వరుస వెడల్పు చాలనప్పుడు (సంఖ్య/తేదీ ఇమడనప్పుడు); వెడల్పు పెంచితే సరిపోతుంది.
• ఫార్మాట్ సెల్స్ (Format Cells): Ctrl+1. ట్యాబ్‌లు – Number, Alignment, Font, Border, Fill, Protection.
• నంబర్ ఫార్మాట్లు: General, Number, Currency (₹), Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Text.
• టెక్స్ట్ ర్యాప్ (Wrap Text): పొడవైన టెక్స్ట్‌ను అదే సెల్‌లో అనేక లైన్లుగా చూపుతుంది. సెల్ లోపల కొత్త లైన్‌కు Alt+Enter.
• షీట్ నిర్వహణ:
  1. కొత్త షీట్ – Shift+F11
  2. షీట్ పేరు మార్చడానికి షీట్ ట్యాబ్‌పై డబుల్ క్లిక్
  3. షీట్ కాపీ/తరలింపు.
• రక్షణ (Protection): షీట్/వర్క్‌బుక్‌కు పాస్‌వర్డ్ పెట్టవచ్చు (Review ట్యాబ్ → Protect Sheet).
• అపాస్ట్రఫీ ('): సంఖ్యను టెక్స్ట్‌గా నమోదు చేయడానికి ముందు పెట్టే గుర్తు (ఉదా: '0123).

గుర్తుంచుకునే చిట్కా DIV = Divide by zero; NAME = పేరు తప్పు; REF = Reference తొలగింపు; N/A = Not Available; ##### = వెడల్పు చాలదు.

Excel లో ఎక్కువ పని కీబోర్డ్‌తో వేగంగా చేయవచ్చు. పోటీ పరీక్షల్లో ఈ షార్ట్‌కట్లు నేరుగా అడుగుతారు.

• సాధారణ ఆదేశాలు (Word తో పోలిక): Ctrl+C కాపీ, Ctrl+X కట్, Ctrl+V పేస్ట్, Ctrl+Z అన్‌డు, Ctrl+Y రీడు, Ctrl+S సేవ్, Ctrl+P ప్రింట్, Ctrl+N కొత్త వర్క్‌బుక్, Ctrl+O తెరవడం, Ctrl+A అన్నీ ఎంచుకోవడం.
• ఎడిటింగ్:
  1. F2 – సెల్‌ను ఎడిట్ మోడ్‌లో తెరవడం.
  2. F4 – సెల్ రెఫరెన్స్ రకం మార్చడం ($A$1); అలాగే చివరి పనిని పునరావృతం.
  3. Delete – సెల్ కంటెంట్ తొలగింపు.
  4. Alt+Enter – సెల్ లోపల కొత్త లైన్.
  5. Ctrl+D – పై సెల్ విలువను కిందికి నింపడం (Fill Down); Ctrl+R – ఎడమ సెల్ విలువను కుడికి నింపడం (Fill Right).
• ఎంపిక:
  1. Ctrl+Space – మొత్తం నిలువు వరుస ఎంచుకోవడం.
  2. Shift+Space – మొత్తం వరుస ఎంచుకోవడం.
  3. Ctrl+A – అన్ని సెల్‌లు.
• నావిగేషన్:
  1. Ctrl+Home – A1 సెల్‌కు; Ctrl+End – డేటా ఉన్న చివరి సెల్‌కు.
  2. Ctrl+బాణం కీలు – డేటా అంచుకు వెళ్లడం.
  3. Ctrl+Page Down / Page Up – తర్వాతి / ముందు షీట్‌కు.
• ఇన్సర్ట్/ఫార్మాట్:
  1. Alt+= – AutoSum.
  2. Ctrl+; – నేటి తేదీ చేర్చడం; Ctrl+Shift+; – ప్రస్తుత సమయం చేర్చడం.
  3. Ctrl+1 – Format Cells; Ctrl+B/I/U – బోల్డ్/ఇటాలిక్/అండర్‌లైన్.
  4. Shift+F11 – కొత్త షీట్ చేర్చడం; F11 – చార్ట్ తయారీ.
  5. Ctrl+Shift+L – ఫిల్టర్ ఆన్/ఆఫ్.
  6. Ctrl+F – ఫైండ్; Ctrl+H – రీప్లేస్.
  7. F7 – స్పెల్ చెక్.